自分たちで避難所を運営するために⑦「総務班」｜みんなの防災計画［30］

文・長堂政美
避難者自身による避難所運営は、さまざまな班や役割によって構成される。今回は各班と、避難所の運営方針を決める運営協議会、外部機関などをつなぐ「総務班」を紹介する。

外部や各班のつなぎ役

円滑な運営に不可欠

情報を集める窓口
これまで６回にわたって紹介してきたように、避難所運営組織にはさまざまな班があります。また、市町村の災害対策本部をはじめとした機関とのやりとりも必要です。それら各班・各機関との連絡やとりまとめをするのが総務班です。

総務班がさまざまな窓口となることで、必要な情報を集約でき、避難所の円滑な運営にもつながります。

中でも重要なのが、各班で構成する「避難所運営組織」と「避難所運営協議会」との連絡・調整をする役割。

そもそも、この避難所運営協議会は、運営組織の委員長や自治会長、避難所施設の管理者、行政、社会福祉団体の代表などで構成される組織。避難所を運営していくための細かいルールや方針など、班や委員長の独断では決められないようなことを決めていきます。運営組織が実動部隊だとすれば、運営協議会は決定機関のようなイメージです。

総務班は、運営組織の各班の状況を運営協議会に伝えるとともに、運営協議会の会議で決まったことを各班に伝えます。この働きにより、混乱なく避難所運営ができるようになります。

避難者の声を聞く

避難者からの意見や要望を受け付けたり、相談窓口の設置をするのも総務班の役割です。高齢者などの要配慮者や、在宅避難者も含め、さまざまな声を聞いて運営会議に報告。避難所運営に生かします。

外部とのやりとりでは、市町村の災害対策本部に物資を発注したり、ボランティアセンターにボランティアの応援要請を行います。このとき、どのような物資やボランティアが必要なのか、しっかりと各班と連携して避難者のニーズを把握しておくことが大切です。

さまざまな人、班、機関の橋渡しをする総務班なので、会社や自治会などの役員、書記、総務担当者など、連絡・調整に手慣れた人が向いているでしょう。